¿Sabes qué es una orden de servicio? Para cualquier negocio que se dedique al alquiler de equipo profesional, como impresoras y equipo de oficina, algunos procesos se vuelven indispensables para que todo funcione correctamente y la rentabilidad no se vea afectada.
Estos procesos incluyen desde el primer contacto del cliente, hasta el cierre de la venta y muy importante, el servicio técnico que se le pueda dar a un equipo después de ser rentado. Estamos hablando de las órdenes de servicio.
Por eso, para que un negocio logre permanecer en un mundo digital y las órdenes de servicio se cumplan en tiempo y forma, es necesaria la automatización de procesos. Ya que es muy común que las tareas del día a día se acumulen al grado de hacer que los técnicos pierdan de vista la importancia de las órdenes de servicio dentro de los procesos diarios.
¿Qué es una Orden de servicio?
En pocas palabras, una Orden de Servicio (OS) es un documento dónde se formaliza el trabajo a realizar para un cliente específico. Esto quiere decir que cuando un cliente levanta un reporte por un equipo dañado o una falla, se emite un documento para que dentro de tu negocio se lleve una comunicación interna, se asigne la orden de servicio a un asesor o técnico y se atienda la solicitud.
Las Órdenes de Servicio sirven para ordenar de manera general un servicio a prestar. Es un soporte de datos importante que especifica al cliente, así como el problema a solucionar, y funge como una autorización y recordatorio para el inicio de un determinado servicio.
Una orden de servicio entre muchas otras cosas, le permite a tu personal calcular los materiales que se utilizarán en cada servicio. Así como el tipo y cantidad de mano de obra necesaria para realizar con éxito el servicio, dentro del plazo estipulado. Información que le permitirá a tu empresa, controlar existencias y optimizar su gestión financiera.
¿Cómo se hacen las órdenes de servicio?
Las órdenes de servicio pueden variar mucho de una empresa a otra, pero en general debe contener la siguiente información:
- Fecha de la solicitud
- Nombre de la persona que solicita el servicio
- Nombre del responsable que llevará a cabo dicho servicio
- Folio o número del servicio para poder identificarlo cuando sea necesario
- Descripción del servicio a realizar
- Descripción de materiales que se requieren para dicho servicio
- Monto a cobrar y forma de pago
Lo ideal es que este documento sea personalizable de acuerdo a los servicios, procesos y necesidades de cada empresa. Así que la lista anterior es solo una base, puedes incluir o quitar la información que consideres importante para tu operación.
Consejos para mejorar tu seguimiento a órdenes de servicio
Conocer qué es y qué debe llevar una orden de servicio es el primer paso. Ahora te tocará gestionar de la mejor manera las tuyas. Pues algo que debes entender, es que las órdenes de servicio afectan directamente en la experiencia de tus clientes y por consiguiente, en la rentabilidad de tu negocio.
Por eso, estamos seguros que estos consejos podrían servirte.
Estandariza el formato
La estandarización de este tipo de documentos es cada vez más simple. Hacer las notas a mano y con los lineamientos que cada técnico considera es cosa del pasado, aprovecha los avances tecnológicos y crea un formato digital.
Integra y comunica a los colaboradores
Es importante que todos los colaboradores entiendan la importancia de llevar un control adecuado y ordenado a través de las órdenes de servicio. Una vez que tengas el formato estandarizado y en digital compártelo con tus colaboradores para que todos implementen el mismo.
Familiariza a tus clientes con el formato
Tus clientes también deben saber lo necesario sobre los procesos que lleva tu empresa para ofrecerles un servicio, permíteles conocer tu formato para lograr una comunicación clara y sin malos entendidos.
Gestiona tus ordenes de servicio como nunca con SANTI
Una buena noticia para un negocio como el tuyo, es que existen herramientas tecnológicas diseñadas específicamente para cubrir tus necesidades administrativas y operativas. Prueba de ello es SANTI, el único Software ERP en México desarrollado bajo los lineamientos y procesos que requiere la industria de los Servicios Administrados de Impresión.
Un sistema que te permite crear y dar seguimiento a tus órdenes de servicio, elaborarlas desde cero y hacer los envíos automáticos. Ya que al digitalizar sus documentos y crear un formulario, la orden de servicio se genera automáticamente únicamente ingresando datos básicos e importantes para tu negocio. Los técnicos, a su vez, pueden desde su teléfono celular completar información y generar los informes para entregar interna o externamente.
Sin duda invertir en tecnología es fundamental para ofrecer servicios de calidad. ¿Qué estás esperando para hacer más ágil tu empresa y mejorar la satisfacción de tus clientes? Solicita una DEMO GRATIS.
